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聰明工作36計

埋頭苦幹症候群正蔓延 白領階級工時變長、事做不完 去年十月,美國《商業週刊》(Business Week)就以「你工作如此賣命的真正原因」(The Real Reasons You're Working So Hard)為封面故事,探討此一現象。不只美國,全球化的競爭,也迫使歐洲人拋棄較短工時的傳統。○四年,德國每週工時超過四十小時的人口,從四百七十萬人增加到五百三十萬人,法國勞工也有此趨勢。 在台灣,根據主計處民國九十四年公布的「社會發展趨勢調查」:二○.五%的人認為,自己總是或經常,無法完成每天預定想做的事情;一七.八%的人每天工作超過十小時;十五至四十四歲的人口中,三成以上自覺經常有時間壓力。 無效率的溝通是病原體 近四成經理人每週至少浪費半天 為何科技工具增加,時間卻不夠用? 麥肯錫一份針對全球七千八百位經理人的調查點出關鍵:無效率的溝通(包括語音、電郵和會議)。這份報告指出:有近四○%的經理人,每週必須花半天到一天在沒效率的溝通;二五%認為目前的溝通已超出他們所能管理的範圍。 針對此點,麥肯錫企管顧問公司資深合夥人布萊恩(Lowell Bryan)指出:「能夠處理更多複雜性的人才會是贏家。」換言之,馭繁為簡,避免自己被工作消耗殆盡,是白領階級拒當埋頭苦幹族的唯一心法。 運用五大聰明工作秘訣 學習馭繁為簡,有效管理產能 其中,「管理產能,而非工時」是重要的概念,人們必須減少低價值的互動頻率。以下是五個幫助你聰明工作的秘訣。 跑馬拉松、學習如何煮菜、聽音樂等活動,可以提供休息和放鬆,讓你補充創造力。(圖片提供/商業周刊) 一、設定優先順序:確立真正值得你花心力做的工作,想辦法外包其他不重要的工作。 二、預留時間:不管在專業還是家庭生活,都要預留時間給無法預見的事件和訊息,太緊湊的行程會造成壓力。此外,如果你不在工作與工作之間,預留時間,讓自己轉換心情,會把自己壓垮。 三、運用科技,過濾資訊:透過各種電子產品,你總是可以被找到。但在週末關機又不是個好選擇,可以用新科技來過濾你的電話和電子郵件。 四、將決策權下放:擴大中低階經理人可以做出的決策範圍,給自己思考事情的時間。加州智庫未來學院總監沙佛(Paul Saffo)就說:「獨處,在職場是奢侈的資源,有時你必須要遠離一些,相信沒有你,事情還是可以運作如常」。 五、補充創造力:跑馬拉松、學習如何煮菜、聽音樂等活動,可以提供休息和放鬆,讓你補充創造力。 第一組個案 管理時間1》 陳瑞聰 嚴守議程表 十八年前,陳瑞聰接下仁寶電腦總經理職務後,一路將仁寶帶領到全球第二大筆記型電腦公司,並轉投資手機廠華寶通訊、面板廠統寶光電與封測廠飛信半導體等。如今,他掌舵的事業體合計年營收已將近四千億元,擁有上萬名員工。他堪稱國內最忙碌的科技執行長之一,每週主持的會議近四十個,平均每月出國達八次。以下為陳瑞聰自述: 我常戲稱,我應該稱作「開會長」,我每天唯一的工作就是開會,出差是為開會,應酬也是開會。每天早上八點到下午六點離開辦公室前,全被會議給占滿,最高紀錄,我一天得開上十二個會議。 會議管理:建立開會標準作業流程,客戶也要遵守 以我自己的經驗來看,開會最常遇上的無效率情況有兩類:第一種,原定的開會時間delay(延遲)。要知道,若是我前一個會議拖延半小時,等著我主持下個會議的其他人就得空等半小時,若有十個人,就等於公司喪失掉至少半天的競爭力。第二種,會議結束,沒能達成任何結論。沒有結果意味著原地踏步,公司根本不知道下一步該做什麼。 過去,我就常碰上這兩種情況,後果是讓我每天活在無止境的會議夢魘裡頭。別人看我現在一個星期有將近四十個會得主持,數量相當嚇人,其實,我過去的會議次數,比現在還要多出許多。從五年前開始,我採取的做法是,要求將每個會議的議程表先定出來,議程表中必須條列得一清二楚:這個會議必須討論的議題有什麼,每個議題要花多少分鐘,必須做出什麼結論。 過去我整天的行程表只有一張,現在我是每場會議都有一張議程表;過去,我每天的行程是以小時為單位,如今,我則是以分鐘計。 面對不同的客戶,議程表也會有所調整,德國客戶做事嚴謹只談公事,有時候連三分鐘的寒暄時間都可省掉,直接由會議主持人個別介紹,事先將名片放在客戶面前即可。 美國客戶的作風較開放,因此,我們會將每個議題的時間長度訂得較寬鬆,透過長期下來得到的經驗法則,我們已經有一套開會的標準作業流程。 管理時間2》 陳玲玉 黃白單監控工作 陳玲玉,國際通商法律事務所的主持律師,主辦台灣高鐵等重大BOT案,並為國泰、富邦、中信、台新等金控集團的法律顧問,是國內法律界的金控保母。以下為陳玲玉自述: 我喜歡工作,而且做得非常的有效率。同樣是一小時,別人做一件事,我可以做兩件、甚至三件。我常覺得自己的這一輩子,是其他律師的兩輩子,也因為這樣,我看了很多的東西,累積的人生歷練比別人多,所以在做決定時,就會知道什麼是對的,而且會很有信心,容易安定下來。 平時,我八點出門,從家裡到事務所大概需要二十五分鐘,我會都拿來看報紙,先看報,才能「看報辦案」,就當天的新聞事件做即時的回應。例如某速食連鎖店的消費爭議,我在車上,一看到報上的消息就立刻打給客戶,做立即的回應,不然等到了辦公室,再做回應,已經超過了報紙的截稿時間,就會延誤事情的處理。 隨手記錄:餐巾紙也拿來寫,甚至集結出書 到了辦公室之後,我第一件事就會看e-mail、傳真。我有一個很得意的發明,就是「黃白單」(二聯單,上為黃單,可複寫,下為白單),我就是靠這個來控制工作的進度。 看完e-mail之後,就是黃白單發揮效用的時候。我把要同事們辦的案件,用黃白單寫上應完成日期,黃單分給負責的同事,白單就留在我這裡。我根據白單去收回案件。同事常開玩笑,如果事情沒做完,只有一個辦法,就是到Lindy(陳玲玉的英文名)的房間,把白單子偷出來! 我最不能忍受工作延遲,甚至,我在餐廳時,還會用他們的餐巾紙,把當時腦子裡想的東西寫下來。 袋子哲學:工作各裝進A4袋子,一件件解決 還有就是我的袋子哲學,我很會善用很多A4大小的袋子。如果有十件事,我就會用十個袋子分別把它們裝好,然後開始做第一件事,感覺就只有一件事,做起事來壓力就不會那麼大。 之後再就特定案件分析法律爭點,思考哪一個律師適合,再以口頭或是黃白單方式發案,一個工作完成,享受一下小快樂,再打開第二個袋子。等到第十個袋子做完之後,第一個案子可能就有回音了。我的腦筋要處理很複雜的法律問題,所以其他東西就一定要歸簡,工具也會把它歸類好。 管理資訊》 王偉忠 由專人過濾資訊 綠色對我也很重要,我的房子再小、再怎樣,一定要有view(景觀)。(圖片提供/商業周刊) 身處娛樂圈三十年,王偉忠現在統管四家電視節目製作公司,擔任製作人的電視節目共七齣,每週由他製作出手的節目總時數達三十四•五小時,並處理二十四位明星經紀業務。王偉忠目前投入時間最多的以時事相關節目為主,包括執導八點檔情境喜劇「住左邊住右邊之全民拚幸福」,及擬定模仿秀「全民大悶鍋」每日主題方向。以下為王偉忠自述: 我工作的模式,是如何一整天集中腦筋之後,再讓自己放鬆。這就好像把毛巾擠乾後,整個放鬆再吸水,再擠乾的活動。 創意推力:早起到公園跑步、窗外一定要有綠意 運動對我非常重要,天氣好的時候跑大安公園,陽光呀樹,早上跑,看到很多小孩子上學,看著他們很開心。天氣不好時,我會去健身房。跑步時電話就放在旁邊,想到什麼事就拿起電話,打給同事大聲說:「你快點把什麼做完。」健身房一旁運動的人會看著我,覺得我很奇怪。 綠色對我也很重要,我的房子再小、再怎樣,一定要有view(景觀)。view對我很重要。你讓我住豪宅,打開窗子看到別人家後面在曬三角褲,我會瘋的。我是南部小孩子,我一定要陽光與綠色,公司會議室外也有綠色花園,看到一片綠色可讓我腦袋清新。 創意助手: 專人負責讀報,每天早上電話簡報 這種人情世故各方面議題上,講道理還要寫到喜劇去,不是鬧劇砸蛋糕,不僅要知道喜劇技巧,對目前社會發生什麼要非常敏銳,這是非常大的壓力,一看就知道,不能講外行話。 要培養這種敏銳度,我必須大量吸收資訊,平常就有很多朋友與我交換各類訊息。公司裡有一位企畫,負責資訊整理,每天閱讀各類媒體,並消化簡報給我聽。 我每天早上十點鐘打電話給她,聽她講當天的報紙內容給我。她是我在中廣做「中廣男人」節目時一起工作,後來請來我的公司。聽完這些資訊,我腦子會很快抓住要點,這些點子我會知道哪些會拿來做新案子,還是要丟到我哪個節目去。 她每天早上要花約兩小時,閱讀六、七份綜合性報紙,還有每星期出版的主要週刊、月刊等,把其中一些趨勢性、生活面的話題口頭告訴我,每天早上講電話大概十幾分鐘吧。因為我們工作很久,她知道我有興趣的議題,包括市井小民的生活變動,及一些趨勢性的報導。
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